Smit & zoon vergroot slagkracht met uitbesteding van de logistiek

Interview met René Weltevrede, Operational Director en Arnaud Backbier, Supply Chain Manager bij Smit & zoon door Marcel te Lindert 

Smit & zoon kampte met ruimtegebrek op de locaties in Weesp en Amersfoort, waardoor de leverancier van lederchemicaliën en visolie genoodzaakt was maatregelen te nemen. Het resultaat is een transparant en efficiënt proces – ondanks de grote complexiteit – dat is uitbesteed aan Neele-Vat Logistics in de Rotterdamse haven. Groenewout begeleidde het complete project, vanaf de haalbaarheidsstudie en de tenderprocedure tot en met de implementatie van de processen.

Smit & zoon beschikt over twee locaties op veertig kilometer afstand van elkaar. In Weesp en Amersfoort ontwikkelt en produceert het bijna tweehonderd jaar oude familiebedrijf chemicaliën voor leerlooierijen, waarvoor visolie vaak als grondstof dient. In Weesp zit ook de business unit, die food en feed kwaliteit visolie inkoopt, bewerkt en verkoopt voor verwerking in onder meer levensmiddelen en diervoeding. Omdat veel klanten producten uit beide sites bestellen, reden tot voor kort met grote regelmaat vrachtauto’s heen en weer tussen Weesp en Amersfoort om op beide locaties te laden. “Dat was in logistiek opzicht inderdaad geen ideale oplossing”, beaamt René Weltevrede, Operational Director van Smit & zoon.

Nijpender nog was het ruimtegebrek op beide locaties van Smit & zoon. In Amersfoort moest Weltevrede externe warehouseruimte huren om een deel van de 2000 ton aan pallets met zakgoed te kunnen opslaan. In Weesp lagen de 1400 ton chemicaliën, hoofdzakelijk vloeibare ledervettingsmiddelen, opgeslagen in drums en IBC’s op een buitenterrein dat veel te klein was geworden. “Dat betekende dat we veel heftruckbewegingen moesten verrichten om de juiste producten uit voorraad te kunnen halen. Bovendien was buitenopslag niet meer houdbaar. ’s Winters liepen we het risico op bevriezing van de producten, maar wij wilden ook graag af van het vuil door regen, bladeren en vogelpoep.” 

Voorkeur voor uitbesteding

Smit & zoon besloot Groenewout in te schakelen voor een haalbaarheidsstudie. Wat zijn de opties en wat zijn de financiële gevolgen? Is het slim om zelf een nieuw centraal warehouse te bouwen of is het beter om de operatie uit te besteden aan een logistiek dienstverlener? “Groenewout heeft de kentallen op een rijtje gezet en vervolgens in kaart gebracht hoe de stromen lopen en waar het zwaartepunt ligt”, vertelt Weltevrede. 

De eerste conclusie was dat uitbesteding de voorkeur kreeg boven zelf doen. “Een nieuw warehouse op ons eigen terrein was helemaal geen optie. Daarvoor hadden we veel te weinig ruimte”, stelt Weltevrede.  

Zijn collega Arnaud Backbier, Supply Chain Manager van Smit & zoon, vult hem aan:  “Daarnaast bleek dat het zwaartepunt in de buurt van Rotterdam lag. Niet verwonderlijk gezien het feit dat met name de lederchemicaliën  hoofdzakelijk overzee worden geëxporteerd. Twee derde van onze goederenstroom verlaat via de Rotterdamse haven het land. Een warehouse daar in de buurt betekent dat we voortaan alle voorraad daarheen moeten brengen. Daar staat tegenover dat we geen halflege transporten tussen Weesp en Amersfoort meer hebben en dat de levertijden aan klanten afnemen.” 

Tenderprocedure

Groenewout kreeg ook de opdracht om het volgende project te begeleiden: de selectie van een logistiek dienstverlener. Het adviesbureau heeft geassisteerd bij de tenderprocedure, bij de evaluatie van de aanbiedingen en is zelfs meegegaan bij referentiebezoeken.

De keuze viel uiteindelijk op Neele-Vat Logistics. Als belangrijkste redenen noemt Weltevrede de professionaliteit en het kwaliteitsniveau. “Deze dienstverlener heeft een vrij stevige organisatie voor het implementeren van dit soort processen. Zij begrijpen dat niet alleen de fysieke goederenstromen, maar ook de informatiestromen van groot belang zijn voor een succesvolle operatie. Met name dat IT-aspect is in ons geval behoorlijk complex, en Neele-Vat Logistics heeft veel ervaring daarmee. Daarnaast beschikken zij over een prima locatie op de Maasvlakte. Binnen een kwartier staan onze goederen op de terminal.” 

Snel van start

De implementatie van de operatie heeft Smit & zoon opgeknipt in twee fases. In de eerste fase zijn de voorraden naar de Maasvlakte verhuisd, waar Neele-Vat Logistics met beperkte IT-ondersteuning snel van start is gegaan. “De keuze was lang wachten tot het hele EDI-berichtenverkeer tussen onze vestigingen en het warehouse was geïmplementeerd of snel starten met een beperkte berichtenset en extra handmatig werk. We hebben voor die tweede optie gekozen vanwege het ruimtegebrek in met name Weesp, dat begon echt te knellen”, verklaart Weltevrede. 

Na de ervaringen met de eerste fase heeft Smit & zoon eerst de tijd genomen voor herbezinning. Uitbesteding was complexer dan aanvankelijk gedacht, vertelt Backbier. “Die complexiteit schuilt met name in het grote aantal labels waaronder we onze producten verhandelen. Orderpicken betekent dat Neele-Vat Logistics de juiste aantallen van de juiste typen drums en IBC’smet chemicaliën uit de stellingen moet halen en van de juiste labels voorzien. Dat bleek bij nader inzien toch te complex om te automatiseren, met de nodige fouten als gevolg.  

Daarom hebben we in de tweede fase besloten om de chemicaliën al in Weesp te labellen en pas daarna naar de Maasvlakte te sturen. Tegelijkertijd hebben we een traject opgestart om het aantal labelvarianten te reduceren, zodat we niet te veel in het warehouse op voorraad hoeven te leggen.”

Kosten toevoegen

Ondanks dat de laatste fase de nodige voeten in de aarde had, kijkt Smit & zoon terug op een geslaagd project. “Onze doelstellingen hebben we gehaald. Onze goederen staan niet meer buiten. In Weesp is het ruimteprobleem verdwenen, met als gevolg dat de rust is teruggekeerd en de veiligheid weer is toegenomen. In Amersfoort hoeven we geen externe opslagruimte meer te huren”, somt Backbier op. Tot lagere kosten heeft de operatie niet geleid. “Maar dat is ook niet vreemd. We beschikken nu over een warehouse dat we voorheen niet hadden. Logisch dat je dan kosten toevoegt. Bijkomend voordeel van uitbesteding is dat we meer inzicht hebben in deze kosten, die vroeger vaak verborgen bleven.

Wij zien nu precies wat het kost als we een nieuw label introduceren. Dat helpt om de juiste keuzes op dat vlak te maken”, aldus Weltevrede. Het totale project heeft veel impact gehad op de organisatie. “Dat betreft niet alleen de kwestie met de labels, maar ook de planning. We zijn in Weesp overgeschakeld van make-to-order naar make-to-stock.

Dat betekent een grote omschakeling, ook omdat onze mensen in Weesp geen voorraden meer zien. Wij zien geen stapels vaten en IBC’s meer, alleen een getal op een beeldscherm dat aangeeft hoeveel op voorraad ligt. Dat is flink wennen. Met name op het gebied van voorraadbeheer hebben we dan ook nog een flinke weg af te leggen.” 

Snel resultaat

Net als de haalbaarheidsstudie en de tenderprocedure is ook de implementatie van de processen bij Neele-Vat Logistics door Groenewout begeleid.  

“Wij mochten beschikken over een ervaren adviseur met verstand van zowel logistiek als ICT en met de nodige competenties op het gebied van project management. Dat heeft uitstekend gefunctioneerd”, zegt Weltevrede, die aangeeft dat de relatie met Groenewout meer dan tien jaar terug gaat.

“Toen we voor dit project op zoek moesten naar een adviesbureau, kwamen we dankzij die lange relatie vrij snel weer uit bij Groenewout. Dat vertrouwen hebben ze waargemaakt. De consultants van Groenewout denken goed mee en snappen hoe onze organisatie in elkaar zit. En ze komen snel met resultaat, zoals we gemerkt hebben tijdens de haalbaarheidsstudie.” 

Weltevrede doelt daarbij op de grote database met kostencomponenten, waarmee Groenewout snel en efficiënt de verschillende opties kon doorrekenen. ”Natuurlijk moesten wij als opdrachtgever alert blijven, maar dat was ook onze rol. Een project zoals dit moet je samen uitvoeren.”  

Tekst Marcel te Lindert

Marcel te Lindert is een journalist met meer dan 20 jaar ervaring in de logistieke branche. Hij was eindredacteur bij de vakbladen Transport+Opslag en Logistiek. Tegenwoordig werkt hij als freelancer voor vakbladen als Supply Chain Magazine en Logistiek Totaal.

Meer informatie

Indien u meer informatie wenst over dit project, neem contact op met Wendel Dijker of via tel. +31 76 533 04 40. Voor meer informatie over Smit & zoon, zie de website www.smitzoon.com.